Thỏa thuận xử lý dữ liệu

1. Các bên và phạm vi

Thỏa thuận xử lý dữ liệu này ("DPA") được lập giữa khách hàng chấp nhận Điều khoản dịch vụ ("Khách hàng", bên kiểm soát) và IMFA Labs LLC, một công ty trách nhiệm hữu hạn được đăng ký tại Wyoming, Hoa Kỳ ("IMFA", bên xử lý). DPA là một phần của Điều khoản và áp dụng cho dữ liệu cá nhân mà IMFA xử lý cho Khách hàng trong khi cung cấp IMFA Agents ("Dữ liệu cá nhân của khách hàng"). DPA phản ánh Điều 28 của Quy định chung về bảo vệ dữ liệu của EU (GDPR), UK GDPR và các luật tương tự khi được áp dụng.

Nếu DPA này mâu thuẫn với Điều khoản, DPA này được ưu tiên áp dụng đối với Dữ liệu cá nhân của khách hàng. Nếu Điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn được áp dụng và mâu thuẫn với DPA này, Điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn được ưu tiên áp dụng.

2. Đối tượng và thời hạn

IMFA xử lý Dữ liệu cá nhân của khách hàng để cung cấp dịch vụ mà Khách hàng cấu hình: lưu trữ agent, trả lời các cuộc trò chuyện trên widget của website, qua giọng nói và các kênh được kết nối, lưu trữ kiến thức và tệp, ghi nhận khách hàng tiềm năng và đơn hàng, kết nối các dịch vụ mà Khách hàng chọn, và giữ cho dịch vụ an toàn. Hoạt động xử lý kéo dài trong thời gian Khách hàng sử dụng dịch vụ và cho đến khi xóa theo mục 11. Chi tiết có tại Phụ lục 1.

3. Nghĩa vụ của Khách hàng

Khách hàng:

• quyết định dữ liệu cá nhân nào được đưa vào dịch vụ và vì sao, và có cơ sở pháp lý cho việc đó;
• cung cấp cho khách truy cập và khách hàng của mình các thông báo mà pháp luật yêu cầu (bao gồm việc họ đang nói chuyện với AI khi được yêu cầu) và có được mọi sự đồng ý cần thiết;
• không thêm các loại dữ liệu đặc biệt hoặc dữ liệu của trẻ em, trừ khi pháp luật cho phép và Khách hàng có đầy đủ mọi biện pháp bảo vệ cần thiết;
• cấu hình agent, kênh, quyền truy cập của nhóm và các tích hợp của mình một cách phù hợp;
• trả lời các yêu cầu của chủ thể dữ liệu của mình, với sự hỗ trợ của IMFA theo mục 8.

4. Nghĩa vụ của IMFA

IMFA:

• chỉ xử lý Dữ liệu cá nhân của khách hàng theo các chỉ dẫn được ghi nhận của Khách hàng, bao gồm Điều khoản, DPA này và các cài đặt của Khách hàng trong dịch vụ, trừ khi pháp luật yêu cầu khác (trong trường hợp đó, IMFA thông báo cho Khách hàng trước, trừ khi pháp luật cấm việc này);
• thông báo cho Khách hàng nếu IMFA cho rằng một chỉ dẫn vi phạm luật bảo vệ dữ liệu;
• không bán Dữ liệu cá nhân của khách hàng hoặc sử dụng dữ liệu đó cho mục đích riêng, ngoại trừ khi cần thiết để bảo mật dịch vụ, ngăn chặn lạm dụng và tuân thủ pháp luật, như mô tả trong Chính sách quyền riêng tư;
• không sử dụng Dữ liệu cá nhân của khách hàng để huấn luyện model AI.

5. Bảo mật thông tin

IMFA bảo đảm rằng những người được ủy quyền xử lý Dữ liệu cá nhân của khách hàng bị ràng buộc bởi nghĩa vụ bảo mật và chỉ truy cập dữ liệu đó khi cần thiết để cung cấp, hỗ trợ và bảo mật dịch vụ.

6. An ninh

IMFA áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức tại Phụ lục 2, có tính đến trình độ công nghệ hiện tại, chi phí và rủi ro. IMFA có thể cập nhật các biện pháp này miễn là mức độ bảo vệ tổng thể không giảm.

7. Bên xử lý phụ

Khách hàng cấp ủy quyền chung để IMFA sử dụng các bên xử lý phụ. Danh sách hiện tại có tại Bên xử lý phụ. IMFA:

• ràng buộc mỗi bên xử lý phụ bằng hợp đồng bằng văn bản với các nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu có mức độ bảo vệ ít nhất tương đương DPA này, phù hợp với dịch vụ mà bên đó cung cấp;
• cập nhật danh sách trước khi thêm hoặc thay thế một bên xử lý phụ; Khách hàng có thể yêu cầu được thông báo về các thay đổi qua email tại privacy@imfa.io;
• cho phép Khách hàng phản đối dựa trên lý do hợp lý về bảo vệ dữ liệu trong vòng 30 ngày kể từ khi cập nhật; nếu các bên không thể giải quyết sự phản đối, Khách hàng có thể ngừng sử dụng tính năng bị ảnh hưởng hoặc chấm dứt dịch vụ, và nhận khoản hoàn tiền theo tỷ lệ đối với phí trả trước cho thời gian chưa sử dụng của gói đăng ký đó;
• vẫn chịu trách nhiệm về việc thực hiện của các bên xử lý phụ của mình theo yêu cầu của pháp luật.

Các nền tảng mà Khách hàng kết nối (Meta, Telegram, Discord, Google và các phương thức thanh toán qua Stripe) hoạt động với tư cách bên kiểm soát độc lập đối với hoạt động xử lý của riêng họ và không phải là bên xử lý phụ của IMFA.

8. Hỗ trợ với các yêu cầu của chủ thể dữ liệu

Có tính đến bản chất của hoạt động xử lý, IMFA hỗ trợ Khách hàng trả lời các yêu cầu truy cập, chỉnh sửa, xóa, hạn chế hoặc chuyển giao dữ liệu cá nhân, chủ yếu thông qua các công cụ trong dịch vụ (xem và xóa cuộc trò chuyện, khách hàng tiềm năng, tệp và agent). Khi các công cụ là không đủ, Khách hàng có thể yêu cầu qua privacy@imfa.io. Nếu IMFA nhận được yêu cầu trực tiếp từ một chủ thể dữ liệu của Khách hàng, IMFA sẽ chuyển người đó đến Khách hàng khi có thể xác định được Khách hàng và không tự trả lời yêu cầu đó, trừ khi Khách hàng yêu cầu.

9. Vi phạm dữ liệu cá nhân

IMFA thông báo cho Khách hàng không chậm trễ quá mức sau khi biết về một vi phạm dữ liệu cá nhân ảnh hưởng đến Dữ liệu cá nhân của khách hàng, kèm theo thông tin mà Khách hàng cần để đáp ứng các nghĩa vụ của chính mình, khi thông tin đó có được. IMFA thực hiện các bước hợp lý để ngăn chặn vi phạm. Một thông báo không phải là sự thừa nhận lỗi.

10. Đánh giá tác động và cơ quan có thẩm quyền

IMFA hỗ trợ Khách hàng một cách hợp lý trong việc đánh giá tác động bảo vệ dữ liệu và tham vấn trước với cơ quan giám sát về dịch vụ, sử dụng thông tin mà IMFA có, chủ yếu là DPA này, Công bố về AI và danh sách Bên xử lý phụ.

11. Trả lại và xóa

Khách hàng có thể xóa cuộc trò chuyện, tệp, kiến thức, agent và toàn bộ tài khoản của mình bất cứ lúc nào trong dịch vụ. Khi xóa tài khoản, IMFA xóa Dữ liệu cá nhân của khách hàng như mô tả trong Chính sách quyền riêng tư (sau một khoảng thời gian 3 ngày, trong đó Khách hàng có thể hủy việc xóa), trừ khi pháp luật yêu cầu IMFA lưu giữ. Các bản sao trong bản sao lưu của nhà cung cấp được xóa theo lịch thông thường của họ. Trước khi xóa, Khách hàng có thể yêu cầu một bản sao dữ liệu của mình tại privacy@imfa.io.

12. Kiểm toán

IMFA cung cấp thông tin cần thiết một cách hợp lý để chứng minh việc tuân thủ DPA này, bao gồm tài liệu này, các phụ lục của nó và bản tóm tắt các chứng nhận của các nhà cung cấp. Nếu như vậy là chưa đủ, Khách hàng có thể yêu cầu một cuộc kiểm toán, tối đa một lần mỗi năm, với thông báo trước 30 ngày, bằng chi phí của Khách hàng, do một kiểm toán viên độc lập bị ràng buộc bởi nghĩa vụ bảo mật thực hiện, theo cách không làm gián đoạn dịch vụ hoặc làm lộ dữ liệu của khách hàng khác. Việc kiểm toán các bên xử lý phụ được bao hàm bởi các báo cáo và chứng nhận của riêng họ.

13. Chuyển dữ liệu quốc tế

IMFA đặt tại Hoa Kỳ và các bên xử lý phụ của IMFA xử lý dữ liệu tại các quốc gia được liệt kê trong Phụ lục 3. Khi Dữ liệu cá nhân của khách hàng được chuyển từ Khu vực kinh tế châu Âu, Vương quốc Anh hoặc Thụy Sĩ đến một quốc gia không có quyết định về mức độ bảo vệ tương xứng, Điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn của EU (Mô-đun 2, từ bên kiểm soát đến bên xử lý, hoặc Mô-đun 3, từ bên xử lý đến bên xử lý, tùy từng trường hợp), cùng phụ lục của Vương quốc Anh và các điều chỉnh của Thụy Sĩ khi được áp dụng, được đưa vào DPA này bằng cách dẫn chiếu, với IMFA là bên nhập dữ liệu. IMFA yêu cầu các bên xử lý phụ của mình áp dụng các biện pháp bảo vệ tương đương.

14. Trách nhiệm và thời hạn

Trách nhiệm của mỗi bên theo DPA này tuân theo các giới hạn trong Điều khoản, trừ khi pháp luật không cho phép các giới hạn đó. DPA này có hiệu lực trong thời gian IMFA xử lý Dữ liệu cá nhân của khách hàng.

Phụ lục 1: Chi tiết xử lý

Phụ lục 2: Biện pháp kỹ thuật và tổ chức

• Kiểm soát truy cập: xác thực cho mọi yêu cầu đến bảng điều khiển và API; kiểm tra quyền phía máy chủ trên mọi hàm; vai trò cho các agent được chia sẻ (chủ sở hữu, biên tập viên, người xem); công cụ quản trị chỉ giới hạn cho quản trị viên của IMFA.
• Thông tin xác thực: API key và token truy cập được lưu dưới dạng mã băm; thông tin xác thực của kênh và token Google được lưu ở dạng mã hóa; thông tin bí mật không bao giờ được hiển thị lại trong cuộc chat của trình tạo.
• Truyền tải: kết nối được mã hóa (HTTPS) giữa trình duyệt, các dịch vụ của chúng tôi và các nhà cung cấp của chúng tôi.
• Cô lập: dữ liệu của mỗi khách hàng được giới hạn trong tài khoản và agent của chính khách hàng đó trên mọi truy vấn.
• Phòng chống lạm dụng: giới hạn tần suất theo khách truy cập, cuộc trò chuyện, agent và tài khoản; kiểm tra bot trên widget; kiểm tra nội dung và an toàn tự động; cảnh báo và chặn khách truy cập.
• Bảo vệ dữ liệu AI: yêu cầu không lưu giữ dữ liệu trên Convex AI Gateway; thông tin liên hệ được loại bỏ trước khi đánh giá khách hàng tiềm năng và tóm tắt; chỉ dẫn được giữ ngoài các câu trả lời.
• Tối thiểu hóa và lưu giữ dữ liệu: tự động xóa các cuộc trò chuyện không hoạt động, nhật ký và bản ghi theo lịch trong Chính sách quyền riêng tư; các quyết định được lưu không kèm nội dung cuộc trò chuyện.
• Bản ghi hoạt động: nhật ký kiểm tra và nhật ký hoạt động cho các thay đổi nhạy cảm và hoạt động của agent.
• Nhà cung cấp: hạ tầng trên các nhà cung cấp có chứng nhận bảo mật riêng (xem danh sách Bên xử lý phụ).

Phụ lục 3: Cơ chế chuyển dữ liệu quốc tế